Hoe snel verwacht jij een reactie op een door jou verzonden e-mail bericht? En hoe snel verstuur je zelf je antwoorden op de door jou ontvangen e-mails? En hoe voorkom je je onnodig veel e-mail?

Uit onderzoek blijkt dat men binnen 3 a 4 uur een reactie verwacht op een verzonden e-mail. Ik hoef je niet te vertellen dat die verwachting onrealistisch en niet haalbaar is. Ik werd laatst zelfs door een relatie gebeld dat ik al enkele uren niet op de mail had gereageerd! Blijkbaar zien we e-mail als een heel snel medium, maar echt realistisch is dat niet.

Uit de volle IN-boxen blijkt maar weer dat het snel beantwoorden van e-mail niet haalbaar is voor veel mensen. Het is realistischer om een reactie op de e-mail na 48 tot 72 uur te verwachten. Zullen we met elkaar afspreken dat e-mail geen haast middel is en dat als je snel een reactie wenst je gewoon even iemand opbelt (of langs loopt)? Als we allemaal deze reactie tijd voor ogen hebben, kun je zonder stress je e-mails eenmaal per dag afwerken. En je hoeft je niet meer te verontschuldigen dat de mail even een dag is blijven liggen; dat mag gewoon! Er zijn zelfs mensen die twee maal per week al hun e-mail afhandelen. Dat geeft wel rust in je dagelijkse werkzaamheden.

Uiteraard vergt dit een cultuuromslag bij jezelf en de mensen om je heen. Je kunt gerust met collega’s bespreken wat men van elkaar mag verwachten als het gaat om het beantwoorden van e-mails. Maak liever geen auto-reply met de mededeling wanneer men een antwoord van je kan verwachten; met auto-replys genereer je overbodige e-mails bij de verzenders en daar zit niemand op te wachten. Wel kun je in je e-mail handtekening een berichtje opnemen over de dagen waarop je werkt en bereikbaar bent en op welke momenten je je e-mail afhandelt. Zo zullen binnen no-time je werktijden bij iedereen duidelijk zijn.

Ook zien we e-mail als een middel om heel snel vragen en informatie te kunnen verspreiden. Het verzenden van een paar e-mails is zo gedaan. Best lekker om snel een boel vragen te kunnen uitzetten bij anderen. Helaas vinden we het ontvangen van e-mail een stuk minder leuk! Je werkdruk stijgt met het binnenkomen van elke nieuwe e-mail. Bedenkt je dus dat je voor elke verzonden e-mail je er ook weer één of meerdere terug krijgt! Je kunt je eigen werkdruk verlagen door simpel weg minder e-mails te versturen.

Je kunt onnodig veel e-mail ook voorkomen door zelf pro-actief te werk te gaan:

-      Zend duidelijke berichten.

-      Voeg een duidelijk onderwerp toe.

-      Voorkom lange lappen tekst.

-      Begin elk nieuw onderwerp op een nieuwe regel.

-      Vermeld duidelijk wat men met je mail moet doen; verwacht je een reactie of was de mail puur informatief.

-      Stuur niet onnodig veel ‘bedankt’ mails heen en weer. Stop de conversatie tijdig.