Meer blog artikelen lees je op www.toporde.nl.
“Wie regelmatig zijn heg snoeit, hoeft nooit dikke takken te zagen.”
Je kunt tegenwoordig geen tijdschrift meer openslaat of overal word je gewezen op leuke websites. Het tijdschrift bewaren is geen oplossing aangezien je dan waarschijnlijk nooit op die website terecht komt. Hoe zorg je ervoor dat je altijd de juiste websites terug kunt vinden?
Uiteraard kun je een website adres opslaan bij de favorieten van jouw browser. Een groot nadeel daarvan is dat de favorieten dan maar op één computer staan. Bovendien moet je ze handmatig ordenen in mapjes en is het opslaan van grote hoeveelheden webadressen daardoor niet handig en overzichtelijk.
Een goed hulpmiddel hierbij is het programma Diigo. Dit gratis hulpmiddel bewaart al jouw favoriete websites, maar ook je notities, stukken tekst en afbeeldingen. Bovendien is het programma te raadplegen vanuit alle computers, bruikbaar in alle Browsers en ook op je smartphone te gebruiken. De zaken die je opslaat in Diigo label je met tags (vlaggetjes). Hierdoor kun je relevante websites gemakkelijk weer terug vinden! Inmiddels heb ik zelf een paar honderd websites opgeslagen, maar ik kan alles gemakkelijk weer terug vinden.
Ken je dat: overal lijstjes, krabbeltjes en briefjes? En misschien ook wel digitaal overal informatie verstopt. Hoe ruim je dat nou handig op en wel op zo’n manier dat je de informatie ook weer terug kunt vinden op het moment dat je het nodig hebt. Met deze tips gaat dat je lukken.
In jouw schrijfsels kun je twee zaken onderscheiden: notities en acties (to-do dingen). Hou deze zaken goed gescheiden: met het ene moet je nog wat doen , met het andere hoef je niets te doen behalve het goed op te ruimen. Zo ga je te werk:
1) Verzamel zo veel mogelijk briefjes, lijstjes en notities bij elkaar. Maak bijvoorbeeld een bakje ‘Actie’ waar je vanaf nu al deze papieren in verzamelt.
Ben jij bang dat je na het opruimen niets meer terug kunt vinden? Wijs jezelf en anderen dan de weg in je nieuwe administratie door de ‘Wat is waar lijst’ in te vullen. Het is een kleine moeite waar jezelf en de mensen om je heen veel profijt van zullen hebben.
Zo vul je de ‘Wat is waar lijst’ in:
1) Print de lijst uit via de website van Stop de stapels.
2) Vermeld bovenaan de index van wie deze is en de datum.
3) Verwijs naar de plek waar je de gegevens kunt vinden. Vul dus niet alle gegevens in, maar verwijs slechts naar de documenten.
4) Berg de index op een logische (en veilige) plek op.
5) Werk de index geregeld bij.
In steeds meer bedrijven gaat men over op Het Nieuwe Werken waarbij men gebruikt maakt van flexibele werkplekken en werktijden. Hoewel dit systeem veel voordelen kent, heeft het voor velen als groot minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Dat kan lastig zijn als je bureau is bedolven onder de papieren. Hier lees je hoe je te werk gaat.
Zo maak je je bureau en ladeblok leeg:
Het opruimen van je kleding kast kan een lastige klus zijn en is waarschijnlijk ook niet iets waar je veel zin in hebt. Maar met de juiste tips gaat het je vast lukken! Ben je bang dat de rommel snel terug zal keren? Dat is niet nodig want een opgeruimde kast blijft langer netjes!
Zo ruim je je kast op in 5 stappen:
Ga naar een rustige plek, schrijf alles wat er in je werkkamer staat op een briefje, ga naar je werkkamer en gooi alles wat je niet hebt opgeschreven weg.
Dick Evers in Intermadiair
De zomervakantie is voor velen reeds begonnen. Heerlijk even een paar weken er tussen uit om te kunnen genieten van zon en rust. Heb jij voor de vakantie last van vakantiestress? Begin dan op tijd met het plannen van alle vakantieklussen. Zelf ben ik dol op het maken van lijstjes. Het beste werkt het om je lijst te splitsen in diverse onderwerpen. Gebruik wel één notitieblok of things-to-do bloc voor je lijstjes en voorkom dat je overal en nergens aantekeningen hebt rond slingeren.
Je kunt een lijstje maken voor: - zaken die je nog moet aanschaffen voor de vakantie- dingen die je nog moet doen of regelen voor de vakantie (verzekeringen, planten verzorgen enz.)- dingen die je niet moet vergeten mee te nemen Op internet is een boel hulp bij het maken van lijstjes te vinden. Zelf vind ikwww.samoon.nl/. altijd een prettige site voor het maken van paklijsten. Ben jij ook dol op lijstjes? Kijk dan ook eens op checklist.startpagina.nl.
Wanneer je nu lekker op vakantie gaat, wil je er vast nog niet aan denken, maar er komt een moment dat je weer terug op je werk komt. Waar je dan niet op zit te wachten is een overvolle inbox. Neem nu vast maatregelen om na de vakantie een prettige start te kunnen maken.
Uiteraard doe je geen e-mail in je vakantie. Gewoon uit laten die apparaten! Vakantie is vakantie en wil je echt los komen van je werk dan moet je gewoon een paar weken niet je e-mail checken! Bovendien is de kans groot dat je op vakantie met name berichten leest en niet afhandelt. Na de vakantie kun je ze dan nogmaals lezen en alsnog afhandelen: dubbel werk en dat is zonde van je kostbare vakantietijd!
Zo houd je je inbox leeg:
Boodschappen doen kan je veel tijd kosten. Zeker als je meerdere malen per week naar de supermarkt gaat kost je dat onnodig veel tijd. Tijd die je waarschijnlijk beter kunt gebruiken! Zo plan je je boodschappen:
Je zou het misschien niet verwachten, maar veel perfectionisten hebben last van chaos. Perfectionisten willen dingen vaak goed, of eigenlijk té goed, doen. Hierdoor ontstaat een angst om zaken niet goed te doen en wordt het steeds moeilijker om aan taken te beginnen. Daarnaast zijn taken waaraan eenmaal is begonnen nooit af, omdat het nooit goed genoeg is. Hierdoor blijven allerlei zaken liggen met de nodige chaos van dien.
Salvador Dalí zei: “Stop met het najagen van perfectie, dat bereik je toch nooit”. Perfectionisme is te doorbreken met de volgende tips:
Je kunt in je inbox bepaalde berichten in kleur laten verscheinen. Zo kun je al je berichten die je ontvangt van je veeleidende leidinggevende direct in rood laten verscheinen. Of alle berichten die uitsluitend aan jou zijn gestuurd (en dus niet zijn ge-CC’ed) in blauw. Het is heel gemakkelijk: Ga in het menu Extra naar Indelen (of Organize) en kies Kleuren gebruiken. Verder wijst het zich zelf. Handig!
Een leuk hulpprogramma in je Outlook is Xobni (klik hier). Xobni (het omgekeerde van inbox) is een gratis software programma. In een balk naast je inbox laat het je allerlei informatie zien over de persoon van wie je een bericht hebt ontvangen. Zo zie je een foto, naam en adres gegevens, Linkedin of Twitter informatie en je ziet de laatste e-mail berichten die jullie hebben uitgewisseld.Erg handig als je met veel mensen contacten onderhoud en even het gezicht vergeten was of als je nietmeer weet wat je in je laatste mail had vermeld.
Een handig ezelsbruggetje van Lothar Seiwert bij het maken van een planning is het woord ALPEN. Vooral als je bergen werk te verzetten hebt:
A activiteiten opschrijven
L lengte inschatten
P problemen voorzien en daar tijd voor vrijhouden
E eindbeslissingen nemen (kiezen)
N nacontrole (verschoven activiteiten nu uitvoeren of schrappen